Аутсорсинг документооборота – выгода и преимущества

Передача документооборота на обслуживание аутсорсинговых компаний является сравнительно новой услугой. Однако, она зарекомендовала себя исключительно с положительной стороны, обеспеченная компании заказчику 3 главных преимущества:

1. Оптимизация рабочих процессов - компании нет необходимости содержать обширный штат сотрудников и дорогостоящее печатное оборудование;
2. Повышение оперативности документооборота - обеспечивает более лояльное отношение клиентов компании из-за отсутствия задержек в предоставлении счетов, договоров, накладных и другой документации;
3. Надёжность - гарантия сохранности, как электронных архивов, так и бумажных документации.

Что включает аутсорсинг документооборота

Более подробно о том, как компания аутсорсер поможет организовать и вести делопроизводство можно узнать на сайте https://www.ucmsgroup.ru/ru/services/document-management-consulting/. В зависимости от особенностей заключённого договора аутсорсинг документооборота может включать следующие позиции:

• Подготовка и формирование документации в соответствии с техзаданием заказчика;
• Визирование документов подписями и печатями по доверенности;
• Получение и доставка подписанных документов компаниям партнерам и контроль возврата;
• Оцифровка или другие способы подготовки к архивному хранению.

Преимущества передачи документооборота аутсорсинговой компании

Ведение документации, как коммерческой, так и иной направленности, требует строгого соблюдения разработанных регламентов и соответствия действующим нормативам. Причём, данные требования, во многом, регламентируются законодательно. Обслуживание документооборота может стать довольно ощутимой статьёй расходов компании. В то же время, вынесения данного вида деятельности на аутсорс даст компании следующие преимущества:

• Исполнение обязанностей компетентными и высококвалифицированными специалистами, что полностью исключает возможность ошибки при заполнении документации, её обработке, сопровождению, хранению и т.п.;
• Сокращение расходов на штат постоянных сотрудников;
• Применение, как ручной, так и автоматической сортировки документации, подготовке к хранению и т.п.

Однако одним из основных преимуществ является существенным возрастание скорости обработки документов и контроль своевременного и оперативного возврата подписанной документации.